Mengolah dokumen pengolah angka dengan variasi teks, tabel, grafik, gambar, dan diagram untuk menghasilkan informasi

MEMBUAT DOKUMEN

1. Menu Standar

a. Membuat Dokumen Baru

Buku Kerja (workbook) baru secara otomatis akan disediakan oleh Excel ketika kita membuka program Excel. Buku kerja tersebut tersusun dari beberapa lembar kerja (worksheet).

Buku kerja baru dapat kita buat dengan menggunakan perintah New. Untuk menggunakan perintah New langkah-langkahnya sbb :

1) Klik Office Button

2) New

3) Blank and Resent Blank Workbook

4) Creat

Selain melalui office button, kita juga dapat melakukan perintah New dengan klik ikon New yang terdapat pada Quick Access Toolbar atau dengan menekan tombol Ctrl + N pada Keyboard.

b. Menyimpan Dokumen

Dokumen yang kita buat sebaiknya disimpan untuk antisipasi kebutuhan dokumen di lain hari. untuk menyimpan dokumen Excel langkah-langkahnya sbb  :

1) Klik Office Button

2) Pilih Save untuk menyimpan dengan format dokumen Excel 2007 (format .xlsx). Pilih Save As jika ingin menyimpan dengan format lain misalnya menyimpan dengan format excel 97-2003 (format.xls)

3) Tentukan lokasi penyimpanan dengan klik pilihan pada kotak Save in.

4) Ketik nama dokumen pada kotak File name.

5) Klik tombol Save.

Cara di atas adalah cara menyimpan dokumen baru atau dokumen lama dengan nama dan format baru. Untuk menyimpan dokumen lama yang diperbaharui caranya  :

1) Klik Office Button

2) Klik Save

Dapat juga dengan klik ikon Save yang terdapat pada Quick Accses Toolbar.

c. Menutup Dokumen

Setelah selesai bekerja dengan komputer sebaiknya komputer segera dimatikan untuk menghemat penggunaan listrik. Sebelum komputer dimatikan pertama semua program harus ditutup. Sebelum menutup program, dokumen yang terbuka sebaiknya ditutup terlebih dahulu dengan cara  :

1) Klik Office Button

2) Klik Close

Setelah dokumen tertutup barulah program ditutup. Untuk menutup program Excel langkah-langkahnya adalah  :

1) Klik Office Button

2) Exit Excel

d. Membuka Dokumen Lama

Dalam bekerja membuat dokumen ada kalanya kita memperbaharui data yang telah kita buat. Untuk membuka dokumen yang kita simpan sebelum memperbaharui caranya :

1) Klik Office Button

2) Klik Open

3) Pilih lokasi dokumen yang disimpan pada pilihan Look in

4) Pilih dokumen yang akan dibuka

5) Klik tombol Open.

2.    Menu Formatting

a. Mengatur Font

Jenis huruf dan ukuran huruf dapat kita atur sesuai dengan kebutuhan. Pengaturan huruf terdapat pada ribbon Font menu Home.

Untuk mengganti jenis huruf aktifkan sell yang akan diganti hurufnya – klik pilihan pada kotak Font.

Sedangkan untuk mengganti ukuran huruf dengan cara aktifkan sell – klik pilihan pada kotak Font size.

Selain jenis dan ukuran huruf, kita juga dapat mengatur cetakkan huruf dengan memanfaatkan fasilitas yang disediakan oleh Excel seperti :

1). Ikon Bold untuk membuat cetakan Tebal.

2). Ikon Italic untuk membuat cetakan miring

3). Ikon Underline untuk membuat cetakan Garis Bawah

Untuk menggunakan aktifkan sell kemudian klik ikon pengaturan cetakan huruf Bold, Italic atau Underline.

b. Mengatur Teks dan Paragraf

Letak data pada sell dapat kita atur supaya dokumen lebih rapi. Pengaturan penempatan data dan paragraf terdapat pada ribbon Alignment menu Home.

Untuk mengatur Text pertama kalian aktifkan sell yang akan diatur kemudian aktifkan ikon pengaturan text dengan cara klik ikon.

1). Top Align mengatur teks berada di atas.

2). Middle Align mengatur teks berada di tengah.

3). Button Align mengatur teks berada di bawah.

Selain mengatur letak teks pada sell terdapat juga pengaturan paragraf. Untuk menggunakan ikon pengaturan paragraf caranya sama ketika menggunakan ikon pengaturan teks, yaitu mengaktifkan sell kemudian mengaktifkan ikon dengan cara klik mouse.

1). Align Text Left mengatur paragraf rata kiri.

2). Center mengatur paragraf rata tengah.

3). Align Text Right mengatur paragraf rata kanan.

c. Cut, Paste, dan Copy

Cut digunakan untuk memindahkan data dari satu sell ke sell yang lain. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon Cut pada menu Home.

Contoh untuk memindahkan data pada sell A1 caranya  :

1). Aktifkan sell A1

2). Klik ikon Cut

Paste digunakan untuk menampilkan data setelah di Cut atau di Copy. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi sell di mana data akan ditempatkan – klik ikon Paste pada menu Home.

Contoh untuk menampilkan data sell A1 yang di-Cut ke dalam sell B2 caranya  :

1). Aktifkan sell B2

2). Klik ikon Paste

Copy digunakan untuk menyalin data dari suatu sel. Untuk menggunakan menu ini caranya seleksi data – klik ikon copy pada menu Home.

Contoh untuk menyalin data pada sell A1 caranya  :

1). Aktifkan Sell A1

2). Klik ikon Copy

Selanjutnya untuk menampilkan data salinan A1 klik ikon Paste.

3.Membuat Grafik

Data dalam suatu laporan pada program aplikasi Microsoft Excel yang telah diolah dengan berbagai fungsi matematika, statistik, dan logika seperti pada pembahasan materi sebelumnya dapat dinyatakan dalam bentuk grafik sehingga menjadi lebih efektif dan efisien serta dapat menggambarkan gagasan atau menyampaikan informasi kepada orang lain dengan lebih jelas dan mudah dimengerti. Chart atau grafik merupakan tampilan data numerik (baik angka maupun hasil perhitungan rumus) dalam bentuk gambar. Tampilan tabel dalam bentuk chart akan memudahkan kita dalam membuat tafsiran, membandingkan, melihat kecenderungan dan menarik kesimpulan dari data tersebut.

Excel juga menyediakan fasilitas pemandu pembuatan grafik yang disebut chart wizard, untuk membuat grafik terlebih dulu Anda buat tabelnya. Data yang telah dibuat di lembar kerja akan digunakan sebagai acuan dalam menentukan tipe grafik. Pada program Microsoft Excel terdapat banyak tipe grafik yang dapat dipilih.

Langkah-langkah untuk membuat grafik dari tabel di bawah ini adalah sebagai berikut.

Grafik merupakan visualisasi data

1. Tentukan sumber data dan blok area yang akan dibuat tabel

2. Pilih menu Insert kemudian pilih Chart atau klik ikon column  sehingga tampil gambar berikut ini.

Model-model Grafik

3. Tentukan tipe grafiknya pada tombol Column subtab Chart. Terdapat beberapa pilihan, di antaranya sebagai berikut.
• Column : bentuk kolom
• Bar : bentuk balok
• Line : bentuk garis
• Pie : bentuk lingkaran
• XY (scatter) : titik koordinat dan lainnya.
4. Tentukan chart styles pada kotak Chart Style untuk menentukan layout grafik. Dari pilihan ini Anda dapat mengisi judul grafik, keterangan grafik, dan tipe akses grafik secara otomatis.
5. Kemudian klik tombol Enter, sehingga muncul gambar seperti berikut.

Pengaturan Tampilan Grafik

a. Mengatur Format Grafik

Anda dapat melakukan modifikasi lagi, jika hasilnya dirasakan kurang memuas-kan, misalnya warna grafiknya, legendanya, letak judul sumbu Xnya, maupun judul grafiknya serta pengubahan fontnya. Cara untuk mengatur format tampilan grafik adalah sebagai berikut.
Aktifkanlah grafik dengan cara klik pada area grafik, Anda akan mendapatkan Tab Format secara otomatis pada baris Tab seperti berikut.

Tab Format Grafik

a. Chart Area : Digunakan untuk menyeleksi area grafik yang akan dimodifikasi
b. Format Selection : Untuk mengatur format pada area grafik (khususnya bingkai grafik) yang dipilih
c. Reset to match style :Mengembalikan/menghilangkan format ke semula

Shape Style : Untuk membuat/memodifikasi bingkai grafik
WordArt Style  : Untuk membuat dan memodifikasi teks pada grafik dengan format huruf indah (WordArt), sekaligus dengan pewarnaannya
Arrange : Untuk mengatur tata letak grafik
Size : Untuk mengatur ukuran grafik dalam dokumen

Dari masing-masing subtab tersebut Anda dapat memodifikasi grafik sesuai selera Anda.
Perhatikan grafik berikut sebagai hasil modifikasi.

Hasil Modifikasi Membuat Grafik

b. Menempatkan Grafik

Grafik yang telah dibuat, terkadang akan ditempatkan tidak dalam satu dokumen Excel. Grafik tersebut juga dapat ditempatkan ke dalam dokumen Word. Untuk membantu meletakkan grafik ke dalam dokumen tertentu, Excel 2007 dilengkapi fasilitas tersebut di dalam tab Design, yaitu subtab Location dengan icon Move Chart.

Pada saat Anda mengklik tombol Move Chart akan muncul kotak dialog sebagai berikut.

• New sheet: pilihlah opsi ini untuk menempatkan grafik dalam worksheet baru.
• Object In: pilihlah opsi ini untuk menempatkan grafik sebagai objek dalam worksheet yang sudah ada dan tentukan nama worksheetnya dalam menu pop-up.
• Klik tombol OK untuk menerapkan pembuatan grafik.

4. Menyisipkan Gambar

Modifikasi dokumen Excel bertujuan untuk memberikan ilustrasi dan memperindah dokumen. Dalam memodifikasi suatu dokumen lembar kerja antara lain dengan menambahkan atau menyisipkan gambar maupun teks artistik, sehingga hasil akhirnya akan menjadikan dokumen yang tampak hidup.

Program Microsoft Excel telah menyediakan beberapa jenis gambar di antaranya adalah gambar jenis vektor (gambar kurva, garis), jenis gambar bitmap (jenis foto yang telah disimpan dalam hardisk), jenis gambar clip art. Kesemuanya dapat diakses melalui perintah berikut.

a. Klik menu Insert, kemudian pilih Picture. Perhatikan gambar berikut. Keterangan

• Picture : digunakan untuk memasukkan gambar
• Clip Art : digunakan untuk memasukkan gambar Clip Art standar dari Windows
• Shapes : digunakan untuk membuat gambar sederhana 2 dimensi
• Smartart : digunakan untuk memasukkan atau membuat diagram

b. Klik salah satu gambar yang akan disisipkan, kemudian klik Insert.
c. Setelah gambar tercopy dalam dokumen lembar kerja, aturlah tata letaknya.

5. Menyisipkan Teks Indah (WordArt)

Gaya tulisan dalam Excel dapat dimodifikasi sehingga tampak lebih menarik. Teks indah dapat dibuat melalui fasilitas WordArt. WordArt merupakan tulisan artistik yang dapat Anda lakukan dengan klik ikon WordArt pada tab Insert, kemudian pilih subtab Text. Perhatikan gambar tampilan tab berikut ini.

Klik pada salah satu pilihan model yang diinginkan hingga muncul tampilan berikut.

di kutip dari : H Umboh.